Objectifs et Définitions

Objectifs de la mise en place d’une politique de Signalement

Cette politique a pour objectif de définir un cadre clair, transparent et sécurisé pour le traitement des Signalements de faits ou comportements graves susceptibles de constituer un Acte répréhensible.

Elle vise à :

• Faciliter le Signalement de faits sérieux dans le respect des valeurs d’intégrité et de responsabilité.
• Garantir la protection des personnes impliquées, qu’elles soient à l’origine du Signalement ou concernées par celui-ci.
• Assurer un traitement impartial et confidentiel des alertes, afin de préserver la confiance et la sécurité au sein de la communauté IFS.

La présente politique offre aux membres de notre communauté un moyen, au sein de l’école, de signaler des préoccupations graves.

Définitions

Acte répréhensible : acte allant à l’encontre des lois ou des règles et règlements de l’école, cela inclut notamment :

• Conduites et pratiques malhonnêtes, frauduleuses, corrompues ou illégales ;
• Action(s) de coercition, de discrimination, de harcèlement vis-à-vis d’un membre du personnel ou de l’un des publics de l’IFS (Parents, sous-traitants, élèves, etc) ;
• Toute conduite dangereuse pour la santé, la sécurité, la sûreté de l’école et de ses publics.
• Ou tout autre comportement contraire à l’éthique et aux bonnes mœurs.

Le Comité Whistleblowing de l’IFS est l’organe interne chargé de traiter les Signalements effectués dans le cadre de la procédure de lancement d’alerte.

Ce comité réunit les instances dirigeantes et de gouvernance de l’IFS pour assurer une vision transversale et est composé de membres de droit, notamment :

• Le Directeur Exécutif (ou son représentant)
• Le/La Proviseur (ou son représentant)
• Le Président du Conseil Exécutif (ou son représentant)
• Le Responsable de la Commission Gouvernance (ou son représentant)
• La Directrice des Ressources Humaines (ou son représentant)

Le Comité peut faire appel à des experts internes ou externes si nécessaire.

Lanceur d’alerte : toute personne en lien avec l’IFS qui, de bonne foi et sans intention malveillante, signale par les canaux prévus des faits graves dont elle a connaissance et qu’elle estime raisonnablement constitutifs d’un Acte répréhensible.

Signalement : action par laquelle une personne porte à la connaissance de l’IFS, via les canaux prévus, des faits ou comportements graves susceptibles de constituer un Acte répréhensible. Il s’agit notamment d’agissements contraires aux lois, aux règles et règlements de l’école, ou à l’éthique (fraude, corruption, harcèlement, discrimination, atteinte à la santé, à la sécurité ou à la sûreté).

Le Signalement doit être effectué de bonne foi, dans le respect de la confidentialité et de la protection des personnes, afin de permettre une enquête impartiale et la mise en œuvre de mesures appropriées.

Champ d’application

Cette politique s’applique à toutes les personnes en lien avec l’IFS: salariés, anciens employés, candidats, sous-traitants, consultants, parents, élèves, bénévoles, etc.

Elle couvre tous les Signalements reçus par l’IFS, sans limite de délai, et n’exonère pas d’un signalement aux autorités compétentes si nécessaire.

Procédure de Signalement

Pour assurer la neutralité et confidentialité du traitement des Signalements, IFS externalise la procédure en utilisant la plateforme et le traitement à deux prestataires externes :

Tous les Signalements devront être déposés via la plateforme Whistlelink, accessible à l’adresse dédiée de l’IFS : https://ifs.whistlelink.com/

Le dépôt s’effectue :

• via un formulaire sécurisé,
• permettant ou non l’anonymat,
• avec garantie de chiffrement et traçabilité technique.

Afin de permettre une analyse approfondie des Signalements ainsi qu’un traitement efficace et équitable, les Lanceurs d’alerte sont invités à fournir des éléments aussi précis que possible tels que les faits observés, dates, lieux, personnes impliquées, documents ou éléments tangibles.

Le prestataire externe H-Inceptio assure la réception des Signalements, leur instruction ainsi que la communication avec le Lanceur d’alerte.

Le Lanceur d’alerte peut choisir de rester anonyme. Dans ce cas, les échanges se font via la plateforme sans révélation d’identité.

L’instruction est menée par des personnes impartiales et indépendantes de l’IFS.

Si un membre de l’IFS reçoit directement un Signalement (oralement ou par email), il doit orienter immédiatement la personne vers la plateforme Whistlelink, en se référant à cette politique, sans analyse préalable.

Traitement des Signalements

Etapes du traitement

Réception et instruction des Signalements

Elles sont assurées par le prestataire H-Inceptio via Whistlelink. Les Signalements ne constituant pas un Signalement au sens de la présente politique seront redirigés vers les services internes concernés.

En cas de Signalement conforme aux critères de la présente politique, une notification automatique est transmise à la Direction des Ressources Humaines. Si le Signalement concerne le département des Ressources Humaines ou est susceptible d’impliquer un membre de ce département, une demande de récusation du/de la  Directeur/trice des Ressources Humaines est formulée afin d’écarter toute situation de conflit d’intérêt. Le Directeur Exécutif et le Proviseur sont alors informés du Signalement.

Délai de traitement

• Accusé de réception sous 48 heures (géré par le prestataire H-Inceptio).
• Qualification et orientation du dossier sous 5 jours ouvrés à compter de la soumission du Signalement..
• Instruction : les investigations sont conduites avec diligence dans un délai raisonnable, proportionné à la complexité du dossier avec des points d’informations réguliers au lanceur d’alerte via la plateforme.

Transmission du rapport

Le rapport est transmis par le prestataire H-Inceptio au Comité Whistleblowing.
Si le Lanceur d’alerte souhaite rester anonyme, H-Inceptio transmettra uniquement un rapport expurgé de toutes données permettant son identification.

Role du Comité Whistleblowing IFS

Le Comité Whistleblowing IFS :

• prend connaissance du rapport,
• prend toutes mesures nécessaires,
• en informe le Conseil Exécutif.

Dès réception du rapport ou sur recommandation de la Direction des Ressources Humaines, le Comité Whistleblowing évalue la nécessité de mettre en place des mesures conservatoires destinées à protéger la personne ayant alerté et/ou la personne potentiellement victime (suspension temporaire, non-contact, adaptation organisationnelle, etc.).

Lorsqu’un membre du Comité Whistleblowing ou de la direction est directement ou indirectement concerné par un Signalement, il ne participera ni aux discussions, ni aux décisions prises dans le cadre de l’enquête.

Lorsque l’enquête conclut que le Signalement est fondé, le Comité Whistleblowing propose ou met en oeuvre, selon le cas, toutes les mesures correctives ou ou disciplinaires appropriée, proportionnées à la gravité des faits constatés pouvant aller jusqu’à la transmission du dossier aux autorités compétentes conformément aux obligations légales et réglementaires applicables.

Restitution au Lanceur d’alerte

À l’issue de l’enquête, une synthèse des conclusions et des mesures décidées est communiquée au Lanceur d’alerte, dans la limite des éléments confidentiels.

Confidentialité

Toute personne souhaitant signaler un fait dans le cadre de la présente procédure a le droit de voir son Signalement traité de manière confidentielle. Tout sera mis en œuvre afin de préserver la confidentialité de l’identité du lanceur d’alerte.

Toutefois, lorsque la protection de l’intégrité physique d’une personne l’exige, cette confidentialité pourra être levée dans la stricte mesure nécessaire et conformément aux obligations légales applicables.

Lorsque l’enquêteur a besoin de connaître l’identité de la personne à l’origine du Signalement, la nécessité de cette divulgation sera discutée avec elle au préalable.

Les Signalements doivent être formulés par écrit, et non oralement afin de permettre de vérifier le caractère crédible des allégations.

Une enquête appropriée peut s’avérer plus difficile, voire impossible, si des informations complémentaires ne peuvent être obtenues auprès de l’auteur du Signalement lorsque cela est nécessaire.

Protection des “lanceurs d’alerte”

Les personnes craignant d’éventuelles représailles en cas de révélation de leur identité sont invitées à en faire état lors de leur Signalement.

Aucune mesure de représailles, directe ou indirecte, ne peut être prise à l’encontre d’une personne ayant effectué un Signalement de bonne foi.

Tout acte ou comportement susceptible d’être interprété comme une mesure de représailles, y compris pressions, isolement, évaluation biaisée, menaces ou modification injustifiée du poste, devra faire l’objet d’un Signalement au Comité Whistleblowing, qui examinera s’il convient d’engager des mesures à l’encontre des auteurs présumés.

De la même façon, les Signalements manifestement malveillants pourront faire l’objet d’une sanction.

Protection des données personnelles

Toutes les données personnelles collectées dans le cadre du processus de lancement d’alerte seront traitées conformément au PDPA et aux politiques en vigueur à l’IFS.

Revue et Modifications

Cette politique sera revue périodiquement et en tant que de besoin notamment en réponse à des incidents importants, à des changements réglementaires ou à l’évolution des pratiques.

Les révisions sont proposées par le/la Directeur juridique et approuvées par la Commission Gouvernance.