Données personnelles collectées

L4internationale French School (Singapore) collecte les données personnelles suivantes :

Ces données sont collectées via le Portail Parents et dans le cadre de formulaires. L’International French Schook (Singapore) utilise également des cookies et/ou des informations de connexion afin d’obtenir des informations sur l’utilisation du Portail Parents.

Formulaires et interactivité

Les données personnelles sont collectées dans le cadre des formulaires suivants :

• • Le formulaire de demande d’inscription
  • Les formulaires d’inscription, de réinscription et de radiation
  • D’autres formulaires personnalisés

Cookies et informations de connexion

Les données personnelles collectées par l’International French School (Singapore) via l’utilisation de cookies et/ou d’informations de connexion sont principalement les suivantes : adresse IP au moment de l’enregistrement, pages visitées dans le Portail Parents et requêtes réalisées, dates et jours de connexion et de modification le cas échéant. Ces données sont utilisées afin d’améliorer le service et d’établir des statistiques anonymes.

Utilisation des données personnelles

L’International French School (Singapore) peut utiliser les données personnelles listées ci-dessus aux fins suivantes (liste non exhaustive) :

La collecte et l’usage et/ou la transmission du nom, date de naissance, documents d’identité, adresse résidentielle, coordonnées (e-mail et téléphone), le dossier médical et dossier scolaire des élèves sont destinés à :

• La conformité avec les règles émises par les autorités et entités gouvernementales telles que (liste non exhaustive) le Ministère de l’Education, l’agence d’immigration, l’Agence pour l’Enseignement Français à l’Etranger (“AEFE”) ;
• L’enregistrement et l’inscription de l’élève dans l’école ainsi que toute démarche de désinscription ou d’annulation ;
• La préparation et l’organisation des cours, des classes et des leçons ; 
• La publication du résultat des élèves aux tests, examens, devoirs ou certifications au sein de l’école ; 
• L’administration générale et la gestion de l’école pour ce qui concerne l’organisation, les relations avec les enseignants et la préparation des rapports et documents émis par l’école ;  
• L’établissement, la mise à jour et le partage du dossier scolaire de l’élève ; 
• La communication avec les parents ou gardiens via les adresses mails des enseignants, les services de l’école et le service orientation ainsi que dans le cadre de la communication de crise.
• L’organisation et la préparation des voyages scolaires, activités extra-scolaires et évènements ainsi que l’inscription de l’élèves à ces voyages, activités ou évènements ; 
• Le suivi et la prise en charge des besoins médicaux de l’élève ;  
• L’enregistrement de l’élève à Transit Link ;  
• L’obtention et le maintien de polices d’assurances ; 
• L’enregistrement de l’élève au sein des Alumni ;  
• L’évaluation, à la demande des écoles, en vue de l’analyse de l’admissibilité de l’élève ;
• L’organisation et la conduite des tests de dépistages de drogues mis en oeuvre par l’IFS (“Drug Policy”) ;
• Le transfert des données personnelles aux départements concernés du gouvernement français en vue de la création de l’Identifiant National Elève (“INE”) pour l’élève ; et
• Toute autre utilisation directement en relation ou en connexion avec les objectifs listés dans ce paragraphe. 

La collecte et l’usage et/ou la transmission d’images, photos ou vidéos de l’Elève et/ou de ses parents ou gardiens sont destinés à :

• L’utilisation dans le cadre de projets scolaires, au sein du Yearbook, dans les photos de classe ou sur tout support imprimé utilisé au sein des bâtiments de l’IFS ; 
• Les démarches de marketing et de promotion de l’IFS via l’inclusion de ces données personnelles : 
  • sur les réseaux sociaux de l’IFS tels que Facebook, Instagram, Twitter et LinkedIn ;
  •  sur le site Internet de l’IFS ou celui de l’AEFE ;
  • dans les magazines papier, journaux, brochures, prospectus, affiches et tout élément imprimé; 
  • dans toute forme de publicité (digitale ou imprimée) ; et
  • dans tout journal en ligne ou site Internet d’information (tel que weblog) en lien avec l’IFS et/ou toute classe ou activité organisée par l’école ; et
• Toute autre utilisation directement en relation ou en connexion avec les objectifs listés dans ce paragraphe. 
• L’IFS s’engage à la collecte, l’usage et/ou la divulgation de photos ou vidéos contenant l’image des élèves et/ou de ses parents ou gardiens ne porte pas atteinte à la vie privée, à la dignité et à la réputation des individus. 

La collecte et l’usage et/ou la transmission du nom, date de naissance, documents d’identification, adresse résidentielle, coordonnées (e-mail ou téléphone) et informations bancaires du ou des responsable légal (légaux) (parents ou gardiens) sont destinés à :

• La communication avec le responsable légal via les enseignants, les services de l’écoles et le service orientation ;
• La communication de crise ou en cas d’urgence relative à l’élève ;
• La communication relative à l’obtention d’informations dans le cadre de l’organisation et de la mise en oeuvre des voyages scolaires, activités extra-scolaires et évènements ainsi qu’en vue de l’inscription de l’élève à ces voyages, activités ou évènements ; 
• Dans le cadre de levées de fonds organisées ou accueillies par l’IFS ;
• La préparation de factures dans le cadre des frais payables par le responsable légal, la gestion du paiement de ces frais et du suivi de l’historique de paiement du responsable légal ; 
• Le transfert des données personnelles aux départements concernés du gouvernement français en vue de la création de l’Identifiant National Elève (“INE”) pour l’élève ; et
• Toute autre utilisation directement en relation ou en connexion avec les objectifs listés dans ce paragraphe. 

Gestion et utilisation des images (pour élèves, employés et parents d’élèves) : 

1. Au moins 2 personnes par photo postée sur les médias sociaux et les contenus vidéos.
2. S’il est nécessaire qu’une personne soit seule sur une image, le consentement du parent ou de la personne (pour un employé) sera demandé avant publication. 
3. Les images ne seront pas associées avec l’alcool, le tabac, des positionnements politiques extrêmes, les drogues ou autre sujet de controverse. 
4. Les photos doivent être socialement appropriées : pas de gestes grossiers, gestes culturellement sensibles, tenue inappropriée, etc.
5. Les images ne peuvent être diffusées que par le biais des canaux officiels de l’IFS et de l’AEFE, de leurs publications et supports.
6. À partir de la classe de 6ème, aucune photo d’élève en maillot de bain ou autour de la piscine ne sera utilisée.
7. Directive sur les médias sociaux : aucun marquage sur les images sur aucune plate-forme de médias sociaux IFS. L’école n’autorisera aucun commentaire inapproprié sur les réseaux sociaux.
8. Durée de vie de l’image : pas plus de trois ans à compter de la date à laquelle un élève quitte l’école, pour le site Web, la publicité, les publications et les supports IFS. Si l’élève atteint la majorité au cours de cette période de 3 ans, l’école demandera à l’élève la permission de continuer à utiliser son image.
9. IFS ne vend ni ne revend des images à des tiers.
10. IFS protégera toujours l’identité et l’intégrité de toutes les images utilisées sur tous les médias partagés IFS, y compris les médias sociaux, les vidéos et les supports.

Le Consentement

Consentement parental

S’agissant d’élèves dans les niveaux allant jusqu’à la Terminale inclue, l’accord parental est considéré comme suffisant.

L’International French School (Singapore) peut être amené à collecter et utiliser les données personnelles conformément au Personal Data Protection Act (2012). Le consentement à l’utilisation par l’établissement de ces données est demandé dans le cadre du Student Contract, du formulaire d’Autorisations Légales ou du Portail Parents.

Gestion et Protection des données personnelles

Sécurité des données

L’International French School (Singapore) s’engage à :

• Mettre en œuvre les mesures de sécurité appropriées pour protéger les données personnelles contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte, l’altération, la divulgation ou l’accès non autorisé, notamment lorsque le traitement des données implique la transmission ou le stockage sur ou dans un réseau. Dans ce cadre, l’International French School (Singapore) met notamment en œuvre les mesures suivantes :
  • L’accès au Portail Parents se fait via une connexion sécurisée (HTTPS) sur un sous-réseau sécurisé,
  • Seuls les personnels autorisés ont accès aux données,
  • L’utilisation du réseau est surveillée et une détection des intrusions ainsi qu’un antivirus sont en place,
  • Les sauvegardes sont encryptées et ne peuvent être restaurées qu’à partir de la plateforme,
  • La connexion au Portail Parents est protégée par une combinaison de nom d’utilisateur et de mot de passe,
  • Le serveur accueillant la plateforme de l’International French School (Singapore) est protégé par des firewalls.
• Notifier les personnes concernées en cas d’accès accidentel ou non autorisé à leurs données pouvant conduire à des dommages ou préjudices.

Droits d’accès, de correction et de limitation

Les parents ont le droit de consulter les données personnelles (sous réserve des exclusions listées ci-dessous) et de demander des modifications ou corrections de ces données. Les parents auront accès aux données détenues sur leurs enfants pendant leur scolarité à l’International French School (Singapore) dans le cadre des limites précisées au sein de cette politique.

Grâce au Portail Parents, les parents ont librement accès quand ils le souhaitent aux données personnelles détenues par l’Etablissement. Une modification ou correction est toujours possible si nécessaire.

Le formulaire d’Autorisations Légales est soumis annuellement aux parents via le Portail Parents. Il est possible d’y modifier les réponses apportées en cours d’année scolaire.

Exceptions au droit d’accès

L’International French School (Singapore) se réserve le droit de refuser l’accès aux :

• • Opinions conservées à des fins d’évaluation,
  • Copies ou résultats d’examens,
  • Références confidentielles écrites pour appuyer la candidature d’un étudiant auprès d’autres établissements d’enseignement ou cours,
  • Données ou documents qui fourniraient des données personnelles sur d’autres individus en violation de la présente politique ou de la loi.

Droit à la limitation du traitement

Les parents ont également le droit sous certaines conditions à la limitation du traitement qui sera fait des données personnelles. Pour exercer ce droit, merci de contacter le Data Protection Officer de l’International French School (Singapore) : [email protected]

Droit à la portabilité des données

Les parents d’élèves peuvent extraire leurs données personnelles depuis le Portail Parents, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et ont le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement.

Pour exercer ce droit, il convient de se connecter au Portail Parents, de se rendre dans « paramètres du compte » et de cliquer sur « télécharger mes données personnelles ». Le Portail Parents crée alors un fichier compressé encrypté protégé par un mot de passe.

Conservation et suppression des données

L’International French School (Singapore) s’engage à fournir ses meilleurs efforts pour détruire ou anonymiser les documents contenant des données personnelles dès qu’il peut être considéré que :

• • L’objectif pour lequel la donnée avait été collectée ne nécessite plus la conservation de celle-ci.
  • La conservation de la donnée n’est plus nécessaire pour des raisons légales ou de gestion.

Droit à l’oubli

Les parents disposent également du droit à l’effacement des données sous certaines conditions. Pour exercer ce droit, merci de contacter le Data Protection Officer de l’International French School (Singapore) : [email protected]

Partage des données avec des tiers

Les données personnelles peuvent être transmises par l’International French School (Singapore) à des tiers, prestataires de service ou agents à Singapour (tels que les agences de voyage, compagnies d’assurance et sociétés d’hébergement de données). Les données personnelles peuvent également être transmises à des écoles localisées hors de Singapour, à l’Agence pour l’Enseignement Français à l’Etranger, au Ministère de l’Education Nationale Français ou à toute autre institution localisée hors de Singapour.

L’International French School (Singapore) partagera ces données uniquement afin d’obtenir les services nécessaires de ces tiers et non à des fins commerciales.

L’établissement signe des contrats afin de s’assurer que les tiers utilisent les données uniquement dans le but de la prestation du service et prennent les précautions appropriées pour protéger les données. Dans certains cas, par exemple dans le cadre de services en ligne, il n’existe pas de contrat explicite.

L’International French School (Singapore) veille au respect des conditions suitanves :

• • L’International French School (Singapore) demeure propriétaire des données,
  • Le prestataire de service n’est pas autorisé à utiliser les données confiées pour quelque autre but que celui de fournir le service demandé,
  • Le prestataire de service prend les précautions raisonnables pour assurer la sécurité des données,
  • Lorsque l’International French School (Singapore) mettra fin à sa relation avec le prestataire, toutes les données seront effacées et ne seront en aucun cas utilisées à d’autres fins,
  • Le prestataire de service respecte le PDPA.