Données personnelles collectées

Le Lycée Français de Singapour collecte les données personnelles suivantes :

Ces données sont collectées via le Portail Parents et dans le cadre de formulaires. Le Lycée Français de Singapour utilise également des cookies et/ou des informations de connexion afin d’obtenir des informations sur l’utilisation du Portail Parents.

Formulaires et interactivité

Les données personnelles sont collectées dans le cadre des formulaires suivants :

• • Le formulaire de demande d’inscription
  • Les formulaires d’inscription, de réinscription et de radiation
  • D’autres formulaires personnalisés

Cookies et informations de connexion

Les données personnelles collectées par le Lycée Français de Singapour via l’utilisation de cookies et/ou d’informations de connexion sont principalement les suivantes : adresse IP au moment de l’enregistrement, pages visitées dans le Portail Parents et requêtes réalisées, dates et jours de connexion et de modification le cas échéant. Ces données sont utilisées afin d’améliorer le service et d’établir des statistiques anonymes.

Utilisation des données personnelles

Le Lycée Français de Singapour peut utiliser les données personnelles listées ci-dessus aux fins suivantes (liste non exhaustive) :

• • Respect de la réglementation (ex : respect des normes émises par le Ministère de l’Education de Singapour, par l’Agence pour l’Enseignement Français à l’Etranger (AEFE), par l’Autorité de l’Immigration (ICA), dossiers administratifs, taxes etc.),
  • Organisation des cours et publication des résultats des élèves,
  • Administration générale (ex : gestion de projets, communication relative au travail ou à l’enseignement, dossiers scolaires),
  • Scolarité (ex : prix, récompenses, certifications, réalisations scolaires, écoles fréquentées),
  • Admission des élèves (ex: nouvelle admission, retrait/annulation),
  • Communication avec les parents ou représentants légaux (emails des enseignants, service Orientation, communication de crise),
  • Voyages scolaires (ex: organisation, logistique, besoins médicaux, besoins alimentaires, inscription),
  • Enregistrement pour les Activités Extra Scolaires et les Activités du Secondaire,
  • Besoins médicaux (ex : allergies),
  • Inscription au Transit Link,
  • Assurances,
  • Services aux anciens élèves,
  • Transmission d’informations aux écoles tierces demandeuses dans le cadre de leurs démarches d’admission,
  • Besoins médicaux en cas d’urgence (ex : contact de la famille en cas d’accident ou de risque majeur),
  • Levée de fonds pour les besoins de l’école,
  • Facturation et paiement (ex: facturation des frais d’écolage, AES et cantine, solde de tout compte et historique de paiement, processus de paiement),
  • Utilisation des Cookies et informations de connexion telle qu’exposée ci-dessus.

Sous réserve de l’autorisation expresse au sein du formulaire “Autorisations Légales” ou dans le Portail Parents, le Lycée Français de Singapour peut :

• • Communiquer l’adresse mail des parents ou représentants légaux à la Commission Parents et aux délégués des parents
  • Utiliser les données personnelles des élèves (nom, photos, films etc…) uniquement à des fins non commerciales, incluant :
    • Usages internes : photo de classe, affiches, yearbook, projets pédagogiques etc…
    • Usages externes : site internet et réseaux sociaux de l’Agence pour l’Enseignement Français à l’Etranger, site internet et réseaux sociaux du Lycée, documents de présentation du Lycée, etc…

Le Consentement

Consentement parental

S’agissant d’élèves dans les niveaux allant jusqu’à la Terminale inclue, l’accord parental est considéré comme suffisant.

Le Lycée Français de Singapour peut être amené à collecter et utiliser les données personnelles conformément au Personal Data Protection Act (2012). Le consentement à l’utilisation par le Lycée de ces données est demandé dans le cadre du Student Contract, du formulaire d’Autorisations Légales ou du Portail Parents.

Gestion et Protection des données personnelles

Sécurité des données

Le Lycée Français de Singapour s’engage à :

• Mettre en œuvre les mesures de sécurité appropriées pour protéger les données personnelles contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte, l’altération, la divulgation ou l’accès non autorisé, notamment lorsque le traitement des données implique la transmission ou le stockage sur ou dans un réseau. Dans ce cadre, le Lycée Français de Singapour met notamment en œuvre les mesures suivantes :
  • L’accès au Portail Parents se fait via une connexion sécurisée (HTTPS) sur un sous-réseau sécurisé,
  • Seuls les personnels autorisés ont accès aux données,
  • L’utilisation du réseau est surveillée et une détection des intrusions ainsi qu’un antivirus sont en place,
  • Les sauvegardes sont encryptées et ne peuvent être restaurées qu’à partir de la plateforme,
  • La connexion au Portail Parents est protégée par une combinaison de nom d’utilisateur et de mot de passe,
  • Le serveur accueillant la plateforme du Lycée Français de Singapour est protégé par des firewalls.
• Notifier les personnes concernées en cas d’accès accidentel ou non autorisé à leurs données pouvant conduire à des dommages ou préjudices.

Droits d’accès, de correction et de limitation

Les parents ont le droit de consulter les données personnelles (sous réserve des exclusions listées ci-dessous) et de demander des modifications ou corrections de ces données. Les parents auront accès aux données détenues sur leurs enfants pendant leur scolarité au Lycée Français de Singapour dans le cadre des limites précisées au sein de cette politique.

Grace au Portail Parents, les parents ont librement accès quand ils le souhaitent aux données personnelles détenues par l’Etablissement. Une modification ou correction est toujours possible si nécessaire.

Le formulaire d’Autorisations Légales est soumis annuellement aux parents via le Portail Parents. Il est possible d’y modifier les réponses apportées en cours d’année scolaire.

Exceptions au droit d’accès

Le Lycée Français de Singapour se réserve le droit de refuser l’accès aux :

• • Opinions conservées à des fins d’évaluation,
  • Copies ou résultats d’examens,
  • Références confidentielles écrites pour appuyer la candidature d’un étudiant auprès d’autres établissements d’enseignement ou cours,
  • Données ou documents qui fourniraient des données personnelles sur d’autres individus en violation de la présente politique ou de la loi.

Droit à la limitation du traitement

Les parents ont également le droit sous certaines conditions à la limitation du traitement qui sera fait des données personnelles. Pour exercer ce droit, merci de contacter le Data Protection Officer du Lycée Français de Singapour : [email protected]

Droit à la portabilité des données

Les parents d’élèves peuvent extraire leurs données personnelles depuis le Portail Parents, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et ont le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement.

Pour exercer ce droit, il convient de se connecter au Portail Parents, de se rendre dans « paramètres du compte » et de cliquer sur « télécharger mes données personnelles ». Le Portail Parents crée alors un fichier compressé encrypté protégé par un mot de passe.

Conservation et suppression des données

Le Lycée Français de Singapour s’engage à fournir ses meilleurs efforts pour détruire ou anonymiser les documents contenant des données personnelles dès qu’il peut être considéré que :

• • L’objectif pour lequel la donnée avait été collectée ne nécessite plus la conservation de celle-ci.
  • La conservation de la donnée n’est plus nécessaire pour des raisons légales ou de gestion.

Droit à l’oubli

Les parents disposent également du droit à l’effacement des données sous certaines conditions. Pour exercer ce droit, merci de contacter le Data Protection Officer du Lycée Français de Singapour : [email protected]

Partage des données avec des tiers

Les données personnelles peuvent être transmises par le Lycée Français de Singapour à des tiers, prestataires de service ou agents à Singapour (tels que les agences de voyage, compagnies d’assurance et sociétés d’hébergement de données). Les données personnelles peuvent également être transmises à des écoles localisées hors de Singapour, à l’Agence pour l’Enseignement Français à l’Etranger, au Ministère de l’Education Nationale Français ou à toute autre institution localisée hors de Singapour.

Le Lycée Français de Singapour partagera ces données uniquement afin d’obtenir les services nécessaires de ces tiers et non à des fins commerciales.

L’Etablissement signe des contrats afin de s’assurer que les tiers utilisent les données uniquement dans le but de la prestation du service et prennent les précautions appropriées pour protéger les données. Dans certains cas, par exemple dans le cadre de services en ligne, il n’existe pas de contrat explicite.

Le Lycée Français de Singapour veille au respect des conditions suitanves :

• • Le Lycée Français de Singapour demeure propriétaire des données,
  • Le prestataire de service n’est pas autorisé à utiliser les données confiées pour quelque autre but que celui de fournir le service demandé,
  • Le prestataire de service prend les précautions raisonnables pour assurer la sécurité des données,
  • Lorsque le Lycée Français de Singapour mettra fin à sa relation avec le prestataire, toutes les données seront effacées et ne seront en aucun cas utilisées à d’autres fins,
  • Le prestataire de service respecte le PDPA.